Finances

Comptabilité, comptes et rapprochement bancaire, dons et reçus fiscaux, subventions, notes de frais, devis et factures.

Pour le ou la trésorier·ère et le bureau

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   Étape 1Non luÀ lire ensuiteChoisir entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d'engagementMangoAsso sait tenir vos comptes de deux façons : en trésorerie (on compte l'argent quand il arrive ou part) ou en engagement (on compte une facture dès qu'elle est émise ou reçue). Ce réglage change le calcul du résultat, des rapports et du FEC.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 2Non luGérer les catégories de recettes et de dépenses et leurs numéros de compteChaque écriture est rangée dans une catégorie (Cotisations, Location & salle, Assurance…) reliée à un numéro du plan comptable. Bien choisies, elles donnent un compte de résultat lisible et un export propre pour l'expert-comptable.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 3Non luSaisir une recette ou une dépense, avec son justificatifEnregistrez en une minute un achat, une location de salle ou une recette de buvette, et joignez la facture ou le ticket. Votre journal reste à jour et chaque écriture garde sa preuve.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 4Non luImporter un relevé bancaire dans la comptabilitéPlutôt que de tout ressaisir, importez le fichier téléchargé sur le site de votre banque : chaque ligne devient une écriture. MangoAsso repère les doublons et peut marquer payées les cotisations reçues par virement.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 5Non luCorriger une écriture comptable par contre-passationUne erreur de montant, de date ou de libellé ? MangoAsso ne réécrit jamais une écriture en silence : il l'annule par une écriture inverse et enregistre la version juste. Vos comptes restent exacts et la trace de la correction est conservée.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 6Non luDéfinir ses exercices comptables et clôturer un exerciceL'exercice est la période sur laquelle vous rendez vos comptes, souvent l'année civile ou la saison sportive. Une fois les comptes approuvés, la clôture les fige : plus personne ne peut modifier, par erreur, ce qui a été présenté en assemblée générale.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 7Non luPréparer le budget prévisionnel et le comparer au réaliséSaisissez ce que vous prévoyez de dépenser et d'encaisser, catégorie par catégorie. MangoAsso met en face le réalisé et l'écart, prêts à présenter en assemblée générale ou dans un dossier de subvention.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 8Non luSuivre une section ou un projet avec les projets analytiquesCombien a coûté le festival d'été ? La section judo est-elle à l'équilibre ? Rattachez vos écritures à un projet analytique et obtenez recettes, dépenses et solde de chaque projet, avec ses exports.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 9Non luGérer plusieurs comptes (banque, livret, caisse) et les virements internesUn compte courant, un livret, la caisse de la buvette : déclarez chacun d'eux et MangoAsso calcule leur solde. Les dépôts d'espèces et les mises de côté s'enregistrent en virement interne, sans fausser le résultat.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 10Non luFaire le rapprochement bancaireLe rapprochement compare votre relevé de banque aux écritures saisies dans MangoAsso, ligne par ligne. Il prouve que vos comptes sont justes ou montre précisément l'écart à expliquer.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 11Non luTélécharger le compte de résultat, le journal, le grand livre et la balanceEn un clic, MangoAsso produit les documents comptables de l'exercice, en PDF pour l'assemblée générale ou en CSV pour un tableur. Plus besoin de reconstruire les comptes à la main en fin d'année.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 12Non luTransmettre la comptabilité à l'expert-comptable : CSV cabinet et FECVotre expert-comptable n'a pas besoin d'un accès à MangoAsso : envoyez-lui le CSV cabinet, que son logiciel sait importer. Le FEC, fichier normé des écritures, se génère aussi en un clic si on vous le demande.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 13Non luEnregistrer un donNotez chaque don reçu (chèque, virement, espèces) avec l'identité et l'adresse de la personne donatrice. Le don entre automatiquement en comptabilité et tout est prêt pour le reçu fiscal.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 14Non luActiver les reçus fiscaux : conditions et réglagesAvant d'émettre un premier reçu fiscal, l'association confirme qu'elle y a droit et renseigne les informations imprimées sur le Cerfa. Ce réglage se fait une seule fois.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 15Non luÉmettre le reçu fiscal d'un don de particulier (Cerfa 11580)Le reçu fiscal permet à la personne donatrice de déduire son don de ses impôts. MangoAsso remplit le Cerfa officiel n° 11580, le numérote et peut l'envoyer par email.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 16Non luÉmettre le reçu fiscal d'un don d'entreprise (Cerfa 16216)Une entreprise mécène qui vous verse un don a besoin d'un reçu spécifique, le Cerfa n° 16216. MangoAsso le remplit automatiquement dès que le don est enregistré au nom d'une entreprise.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 17Non luÉmettre et envoyer les reçus fiscaux annuels récapitulatifsUne personne qui donne tous les mois préfère un seul reçu pour l'année. MangoAsso regroupe ses dons sur un reçu récapitulatif numéroté et envoie tous les reçus de l'année par email en un clic.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 18Non luTransformer les frais d'un·e bénévole en don (abandon de frais)Un·e bénévole qui renonce au remboursement de ses frais fait en réalité un don à l'association. MangoAsso enregistre la dépense et le don correspondants, et prépare le reçu fiscal.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 19Non luComprendre la numérotation des reçus fiscaux et choisir le numéro de départLes reçus fiscaux portent un numéro d'ordre unique et continu. Si vous venez d'un autre logiciel ou d'un carnet papier, reprenez votre séquence avant le premier reçu émis dans MangoAsso.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 20Non luSuivre une demande de subvention, du dépôt à la réponseMairie, département, région, fondation : notez chaque dossier, sa date limite et son état. MangoAsso vous rappelle les dépôts à faire et garde les pièces du dossier au même endroit.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 21Non luEnregistrer les versements d'une subvention et suivre son échéancierUne subvention arrive souvent en plusieurs fois : une avance, puis le solde sur bilan. Planifiez les échéances prévues par la convention et enregistrez chaque versement reçu : il entre directement en comptabilité.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 22Non luValider et rembourser une note de fraisUn·e bénévole a avancé des frais pour l'association ? Recevez sa note de frais, approuvez-la ou rejetez-la, puis enregistrez le remboursement : la dépense entre en comptabilité avec son justificatif.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 23Non luCréer un devis et le transformer en factureLocation de salle, prestation d'animation, stage : envoyez un devis propre au nom de l'association. Une fois accepté, il devient une facture en un clic, sans rien ressaisir.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 24Non luCréer et émettre une facture (numérotation, TVA, mentions)Facturez une location, une prestation ou une adhésion d'entreprise avec une facture numérotée et ses mentions légales. Une fois émise, elle est figée et MangoAsso suit son paiement.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 25Non luEnregistrer le paiement d'une facture, même en plusieurs foisQuand le client paie, enregistrez le règlement sur la facture : la recette entre en comptabilité et le reste dû se met à jour. Les règlements partiels sont gérés, et une relance part toute seule après l'échéance.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 26Non luAnnuler une facture ou faire un avoir partielUne facture émise ne se supprime pas : on l'annule par un avoir, document numéroté qui la compense. L'avoir partiel réduit seulement le montant dû (geste commercial, prestation en partie annulée). Si le client a déjà payé, l'avoir fait apparaître le montant à lui rembourser, à enregistrer en dépense.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 27Non luParamétrer la facturation : identifiants, mentions, RIB et numéro de départUne fois pour toutes, renseignez ce qui doit figurer sur vos devis et factures : SIREN, mention TVA, conditions de paiement, coordonnées bancaires. Vous pouvez aussi reprendre la numérotation de votre ancien logiciel.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 28Non luSuivre les créances et les dettes (comptabilité d'engagement)En comptabilité d'engagement, ce qu'on vous doit et ce que vous devez compte dès la facture, pas au paiement. Le module Créances & dettes liste ces sommes, suit leurs règlements et vous prévient avant les échéances.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfait Avancé
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    Étape 29Non luUne écriture, un don ou une facture ne se modifie plus : pourquoi ?Certains éléments financiers sont volontairement figés pour protéger vos comptes et vos documents officiels. Cet article recense chaque message de blocage, sa raison et le bon réflexe ; pour la marche à suivre pas à pas, il renvoie à l'exercice clôturé, à la facture émise ou au reçu fiscal.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère · Forfaits Essentiel et Avancé