Suivre les créances et les dettes (comptabilité d'engagement)
En comptabilité d'engagement, ce qu'on vous doit et ce que vous devez compte dès la facture, pas au paiement. Le module Créances & dettes liste ces sommes, suit leurs règlements et vous prévient avant les échéances.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère
- Forfait
- Forfait Avancé
- Temps de lecture
- 1 min de lecture
Vidéo à venir
« Créances et dettes : la comptabilité d'engagement simplement » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Forfait Avancé et comptabilité d'engagement : voir Choisir entre trésorerie et engagement. Le menu Finances › Créances & dettes n'apparaît qu'à ces deux conditions.
- Rôle propriétaire, administrateur·ice ou trésorier·ère.
Étape par étape
Créez une ligne
Ouvrez Finances › Créances & dettes et cliquez sur Nouvelle ligne. Choisissez le Type : Créance (on nous doit de l'argent) ou Dette (on doit de l'argent).
Renseignez le Tiers (fournisseur ou client), le Montant (€), l'Objet (« facture n° 2026-012 de l'imprimerie »), la Catégorie (facultatif), la Date d'engagement (date de la facture) et l'Échéance (facultatif), puis Créer la ligne.
Enregistrez les règlements
Sur la fiche de la ligne, la carte Solde indique Montant total, Déjà réglé et Restant. Dans Règlements, saisissez le Montant réglé (€), la date et le moyen de paiement, puis Enregistrer le règlement.
Chaque règlement crée l'écriture de recette ou de dépense correspondante. La ligne passe à Partiellement réglé puis Réglé.
Résultat attendu
La page affiche les totaux Créances restant dues et Dettes restant dues, et le badge Échéance dépassée sur les lignes en retard. Le compte de résultat compte chaque ligne à sa date d'engagement.
Cas particuliers
Créances nées de vos factures
Chaque facture émise crée sa créance automatiquement. Elle est en lecture seule ici (« Créance liée à une facture ») : pour l'annuler, émettez un avoir depuis la facture ; ses paiements s'enregistrent ici ou depuis la facture.
Rappel d'échéance
Pour une ligne non soldée dont l'échéance tombe dans les 7 prochains jours, un email récapitulatif part une fois aux personnes propriétaire, administratrices et trésorières. Le tiers, lui, n'est pas contacté.
Annuler ou supprimer une ligne
Annuler la ligne est possible tant qu'aucun règlement n'existe ; Rouvrir la réactive. Supprimer retire la ligne et tous ses règlements. Des documents (facture du fournisseur…) peuvent être joints dans Documents.
Retour en comptabilité de trésorerie
Le menu disparaît et la création de lignes est désactivée ; les lignes existantes restent consultables et réglables.
Ça ne marche pas ?
« La création manuelle de créances/dettes est réservée à la comptabilité d'engagement. »
- Pourquoi
- L'association est en comptabilité de trésorerie.
- Solution
- Changez de mode dans Paramètres › Comptabilité si c'est votre choix comptable.
« Cette créance est liée à une facture : elle n'est pas modifiable ici. »
- Pourquoi
- Elle suit sa facture.
- Solution
- Passez par la facture : avoir pour annuler, carte Paiement pour régler.
« Le montant ne peut pas être inférieur à ce qui a déjà été réglé. »
- Pourquoi
- Vous réduisez le montant en dessous des règlements enregistrés.
- Solution
- Supprimez d'abord le règlement en trop.
« Impossible d'annuler : des règlements existent déjà sur cette ligne. »
- Pourquoi
- Une ligne partiellement réglée ne s'annule pas.
- Solution
- Supprimez les règlements s'ils sont erronés, ou modifiez le montant.
Questions fréquentes
En comptabilité d'engagement, ici, comme dette ; le règlement créera ensuite la dépense. Les saisir aussi en comptabilité ferait un doublon.
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- Choisir entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d'engagementMangoAsso sait tenir vos comptes de deux façons : en trésorerie (on compte l'argent quand il arrive ou part) ou en engagement (on compte une facture dès qu'elle est émise ou reçue). Ce réglage change le calcul du résultat, des rapports et du FEC.
- Enregistrer le paiement d'une facture, même en plusieurs foisQuand le client paie, enregistrez le règlement sur la facture : la recette entre en comptabilité et le reste dû se met à jour. Les règlements partiels sont gérés, et une relance part toute seule après l'échéance.
- Créer et émettre une facture (numérotation, TVA, mentions)Facturez une location, une prestation ou une adhésion d'entreprise avec une facture numérotée et ses mentions légales. Une fois émise, elle est figée et MangoAsso suit son paiement.