Comment organiser une assemblée générale ?
Du quorum au procès-verbal — le déroulé complet d'une assemblée générale associative, avec un modèle à chaque étape.
1. Vérifier le quorum et fixer la date
Avant toute chose, relisez vos statuts : quorum exigé, délai de convocation minimum, mode d'envoi autorisé. Ces règles, propres à chaque association, conditionnent toute la suite de l'organisation.
2. Préparer l'ordre du jour
L'assemblée ne peut en principe délibérer que sur les points annoncés dans la convocation — un ordre du jour précis évite toute contestation ultérieure sur ce qui a réellement été décidé.
3. Envoyer la convocation
Email ou courrier selon ce qu'autorisent vos statuts, avec l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu — et les modalités de représentation si un membre ne peut pas assister en personne.
4. Préparer les rapports moral et financier
Pour une assemblée générale ordinaire, le rapport moral (bilan de l'activité) et le rapport financier sont les deux documents que l'assemblée devra approuver — à préparer avant la réunion, pas pendant.
5. Animer la réunion et décompter les votes
Le président rappelle l'ordre du jour et ouvre la séance. Pour chaque résolution, un décompte précis des votes (pour, contre, abstentions) — même approximatif à la main — vaut bien mieux qu'un vague « adopté à l'unanimité » non vérifié.
6. Rédiger et diffuser le procès-verbal
Idéalement rédigé pendant la réunion ou dans les jours qui suivent, pendant que les échanges sont encore frais, puis signé par le président et le secrétaire de séance, et conservé dans les archives de l'association.
7. Le suivi après l'assemblée
Si l'assemblée a modifié les statuts ou changé de dirigeants, une déclaration de modification doit être transmise en préfecture, généralement dans les trois mois — c'est cette déclaration qui est envoyée à l'administration, pas le procès-verbal lui-même.
Questions fréquentes
La loi ne fixe pas de délai général — c'est à vos statuts de le prévoir. À défaut de précision, un délai de deux à trois semaines avant la réunion est une pratique courante.
Si vos statuts prévoient un quorum, l'assemblée ne peut pas valablement délibérer en dessous de ce seuil. Beaucoup de statuts prévoient alors qu'une seconde convocation, sur le même ordre du jour, permette de délibérer sans condition de quorum.
Oui, si vos statuts ou votre règlement intérieur l'autorisent explicitement. À défaut d'une telle clause, mieux vaut la prévoir avant d'organiser une AG entièrement à distance.
En principe, les membres à jour de leur cotisation disposant du droit de vote selon vos statuts — certains statuts excluent par exemple les membres d'honneur ou les membres mineurs du droit de vote.
Ce n'est pas une obligation légale générale, mais c'est une pratique courante et recommandée : elle permet de corriger une erreur ou une imprécision avant que le PV ne devienne définitif.
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