Suivre une demande de subvention, du dépôt à la réponse
Mairie, département, région, fondation : notez chaque dossier, sa date limite et son état. MangoAsso vous rappelle les dépôts à faire et garde les pièces du dossier au même endroit.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère
- Forfait
- Forfaits Essentiel et Avancé
- Temps de lecture
- 1 min de lecture
Vidéo à venir
« Suivre ses demandes de subvention » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Rôle propriétaire, administrateur·ice ou trésorier·ère.
- Forfait Essentiel ou Avancé.
Étape par étape
Créez la demande
Ouvrez Finances › Subventions et cliquez sur Nouvelle demande. Renseignez le Financeur (« Mairie de Lyon »), l'Objet (facultatif), le Montant demandé (€, facultatif) et la Date limite de dépôt (facultatif), puis cliquez sur Créer la demande.
La demande démarre au statut À déposer.
- 1Créer une nouvelle demande
- 2Le total obtenu dans l'année
- 3Le statut de chaque dossier
Ajoutez les pièces du dossier
Sur la fiche de la demande, section Documents, joignez le formulaire, le budget, les statuts… avec Choisir un fichier puis Ajouter le document (PDF, JPG, PNG ou WEBP).
Faites avancer le statut
Une fois le dossier envoyé : Marquer déposée. Le statut devient En cours, en attente de réponse.
À la réponse : saisissez le Montant obtenu (€) puis Marquer acceptée, ou cliquez sur Marquer refusée.
Une subvention acceptée passe au statut Acceptée (à recevoir) : il reste à enregistrer ses versements, voir Versements et échéancier.
Résultat attendu
La liste montre chaque dossier avec son statut, le montant demandé et la date limite. La carte Subventions obtenues en … additionne ce qui a été accordé dans l'année.
Cas particuliers
Rappel avant la date limite
Pour un dossier À déposer dont la date limite tombe dans les 7 prochains jours, un email de rappel part une fois aux personnes propriétaire, administratrices et trésorières de l'association. Une date limite dépassée affiche le badge Échéance dépassée dans la liste.
Erreur de statut
Revenir à « à déposer » ou Revenir à « en cours » (la réponse enregistrée est alors effacée) permettent de corriger. Une subvention refusée par erreur peut être marquée acceptée depuis sa fiche.
Accepter ne crée pas de recette
L'acceptation n'est pas encore de l'argent reçu : seule l'enregistrement d'un versement crée une recette en comptabilité.
Ça ne marche pas ?
« Le montant accordé ne peut pas être inférieur aux versements déjà reçus (…). »
- Pourquoi
- Vous corrigez le montant obtenu en dessous de ce qui a déjà été versé.
- Solution
- Supprimez d'abord le versement en trop, ou saisissez un montant au moins égal au total reçu.
« L'exercice … est clôturé : ses écritures ne peuvent plus être modifiées. Le propriétaire peut le rouvrir depuis Paramètres › Comptabilité › Exercices fiscaux si nécessaire. »
- Pourquoi
- Un versement de cette subvention est daté dans un exercice clôturé : la demande ne peut plus être supprimée ni repasser en arrière.
- Solution
- Laissez la subvention en l'état ; ses versements font partie de comptes approuvés.
Questions fréquentes
Non, MangoAsso suit vos dossiers et conserve les pièces, mais ne remplit pas le formulaire de demande. Le budget prévisionnel et les documents comptables vous aideront à le compléter.
À lire aussi
- Enregistrer les versements d'une subvention et suivre son échéancierUne subvention arrive souvent en plusieurs fois : une avance, puis le solde sur bilan. Planifiez les échéances prévues par la convention et enregistrez chaque versement reçu : il entre directement en comptabilité.
- Préparer le budget prévisionnel et le comparer au réaliséSaisissez ce que vous prévoyez de dépenser et d'encaisser, catégorie par catégorie. MangoAsso met en face le réalisé et l'écart, prêts à présenter en assemblée générale ou dans un dossier de subvention.
- Télécharger le compte de résultat, le journal, le grand livre et la balanceEn un clic, MangoAsso produit les documents comptables de l'exercice, en PDF pour l'assemblée générale ou en CSV pour un tableur. Plus besoin de reconstruire les comptes à la main en fin d'année.
- Compter les heures de bénévolat et les valoriserMangoAsso additionne les créneaux de missions effectués et les heures saisies à la main, par bénévole et par période. Avec un taux horaire, vous obtenez une valorisation du bénévolat à présenter dans vos comptes annuels et vos dossiers de subvention.