Transformer les frais d'un·e bénévole en don (abandon de frais)
Un·e bénévole qui renonce au remboursement de ses frais fait en réalité un don à l'association. MangoAsso enregistre la dépense et le don correspondants, et prépare le reçu fiscal.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère
- Forfait
- Forfaits Essentiel et Avancé
- Temps de lecture
- 1 min de lecture
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« L'abandon de frais, expliqué simplement » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Une note de frais approuvée et pas encore remboursée : voir Gérer les notes de frais.
- Rôle propriétaire, administrateur·ice ou trésorier·ère ; forfait Essentiel ou Avancé.
Étape par étape
Ouvrez la note de frais approuvée
Dans Finances › Notes de frais, cliquez sur la note. Son statut indique « Approuvée…, en attente de remboursement ».
Cliquez sur Abandon de frais → don
Confirmez. MangoAsso enregistre, à la date du jour, la dépense (catégorie Notes de frais) et une recette Dons du même montant, puis crée le don au nom de la personne.
- 1Rembourser la note
- 2Transformer les frais en don
- 3Rejeter la note
- 4Le justificatif de la dépense
Émettez le reçu fiscal
Le don apparaît dans Finances › Dons. Si la note était liée à une fiche adhérent·e ou bénévole, l'adresse est reprise ; sinon, ouvrez le don et complétez-la.
Générez ensuite le reçu comme pour tout don. Le Cerfa indique la forme « Autres » et la nature « frais engagés par les bénévoles ».
Résultat attendu
La note passe au statut Abandon de frais (don), la comptabilité contient la dépense et le don, et le reçu fiscal est prêt à être émis.
Cas particuliers
Pas de reçu annuel
Un abandon de frais garde toujours son reçu unitaire : il n'est pas repris dans les reçus annuels récapitulatifs.
Note déjà remboursée
Une note remboursée ne peut plus devenir un abandon : l'argent est déjà parti.
Ça ne marche pas ?
« Seule une note approuvée peut être transformée en abandon de frais. »
- Pourquoi
- La note est encore en attente, déjà remboursée ou rejetée.
- Solution
- Approuvez d'abord la note. Une note remboursée ou rejetée ne peut pas devenir un don.
« Cette écriture provient d'un abandon de frais : elle ne peut pas être supprimée seule (la dépense et le don vont ensemble). »
- Pourquoi
- Vous essayez de supprimer l'une des deux écritures de l'abandon en comptabilité.
- Solution
- C'est voulu : la dépense et le don doivent rester ensemble.
Questions fréquentes
En général : des frais engagés pour l'activité de l'association, justifiés, et une renonciation expresse au remboursement par la personne. Conservez sa renonciation écrite et les justificatifs, et vérifiez les conditions exactes avec votre expert-comptable.
À lire aussi
- Valider et rembourser une note de fraisUn·e bénévole a avancé des frais pour l'association ? Recevez sa note de frais, approuvez-la ou rejetez-la, puis enregistrez le remboursement : la dépense entre en comptabilité avec son justificatif.
- Émettre le reçu fiscal d'un don de particulier (Cerfa 11580)Le reçu fiscal permet à la personne donatrice de déduire son don de ses impôts. MangoAsso remplit le Cerfa officiel n° 11580, le numérote et peut l'envoyer par email.
- Enregistrer un donNotez chaque don reçu (chèque, virement, espèces) avec l'identité et l'adresse de la personne donatrice. Le don entre automatiquement en comptabilité et tout est prêt pour le reçu fiscal.
- Envoyer une note de frais et suivre son remboursementVous avez avancé de l'argent pour l'association (fournitures, essence, courses pour la buvette) ? Envoyez votre demande de remboursement depuis votre espace avec la photo du ticket. Vous suivez ensuite où elle en est, jusqu'au remboursement.