Envoyer une note de frais et suivre son remboursement
Vous avez avancé de l'argent pour l'association (fournitures, essence, courses pour la buvette) ? Envoyez votre demande de remboursement depuis votre espace avec la photo du ticket. Vous suivez ensuite où elle en est, jusqu'au remboursement.
- Pour qui
- Adhérent·e, Bénévole
- Forfait
- Forfaits Essentiel et Avancé
- Temps de lecture
- 2 min de lecture
Vidéo à venir
« Envoyer une note de frais depuis son téléphone » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Être connecté·e à votre espace (adhérent·e ou bénévole).
- Votre association doit utiliser les notes de frais : sinon, le lien Notes de frais n'apparaît pas.
- Avoir le ticket ou la facture sous la main (photo ou PDF), même si ce n'est pas obligatoire.
Étape par étape
Ouvrez vos notes de frais
Adhérent·e : cliquez sur Notes de frais en haut de votre espace. Bénévole : dans l'encadré Mes notes de frais de l'accueil (absent si votre association n'utilise pas les notes de frais), cliquez sur Voir tout / nouvelle note.
Cliquez ensuite sur Nouvelle note de frais.
- 1Le bouton pour créer une nouvelle demande
Remplissez la demande
Objet : ce que vous avez acheté (par exemple « Achat matériel buvette »). Catégorie (facultatif) : déplacement, repas… Montant (€) : le total payé, avec les centimes si besoin (12,50). Date de la dépense : le jour de l'achat. Note (facultatif) : une précision pour l'équipe.
Pour le justificatif, cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez la photo du ticket ou le PDF de la facture.
- 1Ce que vous avez acheté
- 2Le montant payé
- 3La date de l'achat
- 4La photo du ticket ou la facture
- 5Le bouton d'envoi
Envoyez
Cliquez sur Envoyer la demande. Vous revenez à la liste, où la note apparaît avec le badge En attente. L'équipe de l'association est prévenue aussitôt.
Suivez votre demande
Le badge évolue : En attente, puis Approuvée (ou Rejetée), puis Remboursée. Vous recevez un email quand la note est acceptée (« Note de frais acceptée ») ou refusée (« Note de frais refusée »).
Les bénévoles voient aussi, sur l'accueil, le total En attente de remboursement et le total remboursé depuis janvier (Remboursées en suivi de l'année).
Résultat attendu
Votre note apparaît dans Mes notes de frais avec son état, et l'association a tout ce qu'il faut pour vous rembourser.
Cas particuliers
Corriger ou retirer une note
Tant qu'elle est En attente, cliquez sur la note : vous pouvez la modifier (bouton Enregistrer), remplacer le justificatif, ou cliquer sur Retirer cette note de frais. Une fois traitée, elle ne se modifie plus : « Cette note a déjà été traitée et ne peut plus être modifiée. »
Pas de remboursement en ligne
Le remboursement se fait par l'association, comme elle en a l'habitude (virement, chèque…). L'espace sert à envoyer la demande et à suivre où elle en est.
Vous préférez ne pas être remboursé·e
Certaines associations proposent de transformer les frais non remboursés en don, avec un reçu fiscal. Parlez-en directement à votre association avant d'envoyer la note.
Ça ne marche pas ?
« Justificatif refusé : PDF, JPG, PNG ou WEBP de 10 Mo maximum. »
- Pourquoi
- Le fichier n'est pas une photo ou un PDF, ou il est trop lourd.
- Solution
- Reprenez la photo en qualité normale, ou enregistrez la facture en PDF, puis choisissez à nouveau le fichier.
« Montant invalide », « Objet requis » ou « Date requise »
- Pourquoi
- Un champ obligatoire est vide, ou le montant vaut zéro.
- Solution
- Complétez le champ indiqué et cliquez à nouveau sur Envoyer la demande.
« Cette note de frais ne peut plus être modifiée. »
- Pourquoi
- L'association a commencé à la traiter entre-temps.
- Solution
- Contactez l'association pour toute correction.
Questions fréquentes
Cela dépend de votre association : le badge vous indique où en est la demande, et un email vous prévient dès qu'elle est acceptée ou refusée.
L'email ne donne pas le motif. Rapprochez-vous de votre association, qui vous expliquera.
À lire aussi
- S'inscrire à une mission bénévole, ou se désinscrireBuvette, accueil, installation, rangement : votre association publie des créneaux et vous choisissez ceux où vous êtes disponible. Vous recevez un rappel la veille, et vous pouvez vous désinscrire tant que l'échéance n'est pas passée.
- Recevoir son lien et se connecter à son espace membreVotre espace membre s'ouvre sans mot de passe : vous recevez un lien par email, vous cliquez, c'est tout. Voici comment demander ce lien, combien de temps il reste valable et comment rester connecté·e sur votre téléphone ou votre ordinateur.
- Transformer les frais d'un·e bénévole en don (abandon de frais)Un·e bénévole qui renonce au remboursement de ses frais fait en réalité un don à l'association. MangoAsso enregistre la dépense et le don correspondants, et prépare le reçu fiscal.
- Valider et rembourser une note de fraisUn·e bénévole a avancé des frais pour l'association ? Recevez sa note de frais, approuvez-la ou rejetez-la, puis enregistrez le remboursement : la dépense entre en comptabilité avec son justificatif.