Gouvernance

Assemblées générales de A à Z, votes, procès-verbaux, bureau et mandats, registre spécial, documents à signer.

Pour le bureau et le conseil d'administration

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   Étape 1Non luÀ lire ensuiteCréer une assemblée générale ou une réunionPréparez votre AG (ordinaire ou extraordinaire), un conseil d'administration ou une réunion de bureau en quelques minutes : date, lieu, quorum, mode de vote et ordre du jour. Tout le reste (convocation, pouvoirs, votes, procès-verbal) se gère ensuite depuis la même page.3 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 2Non luConvoquer les membres et respecter le délai de convocationEnvoyez la convocation par email à tout le corps électoral en un clic, avec la date, le lieu, l'ordre du jour et un lien pour répondre. MangoAsso vous prévient si le délai prévu par vos statuts n'est plus respecté.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 3Non luPréparer l'ordre du jour et les résolutions (règles de majorité)Chaque point soumis au vote est une résolution, avec sa règle d'adoption : majorité simple, absolue, deux tiers, trois quarts ou unanimité. MangoAsso calcule ensuite le résultat exactement, sans arrondi, et le reporte au procès-verbal.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 4Non luGérer les pouvoirs (procurations)Un·e adhérent·e qui ne peut pas venir donne pouvoir à une personne présente, qui votera en son nom. Les pouvoirs se donnent depuis l'espace membre ou se saisissent par l'équipe, avec les garde-fous de vos statuts (plafond, pas de chaîne).2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 5Non luSuivre le quorum d'une assembléeLa carte Quorum indique en direct combien de votant·es sont présent·es ou représenté·es, rapporté au corps électoral, et si le seuil de vos statuts est atteint. Le calcul est exact, sans arrondi, et figure au procès-verbal.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 6Non luChoisir le mode de vote : en séance, hybride, à distance ou par correspondanceVotre AG peut se tenir en salle, en salle et à distance, entièrement en ligne entre deux dates, et accepter des votes par correspondance avant la séance. Chaque adhérent·e vote une seule fois par résolution, quel que soit le canal.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfait Avancé
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   Étape 7Non luOrganiser un vote à bulletin secretPour une élection ou un sujet sensible, activez le vote secret sur la résolution : MangoAsso enregistre que la personne a voté, mais jamais ce qu'elle a voté. Le décompte reste exact et le procès-verbal le mentionne.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfait Avancé
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   Étape 8Non luÉmarger les présent·es : QR code et listeLe jour de la réunion, projetez le QR code d'émargement : chaque adhérent·e le scanne avec son téléphone et confirme sa présence en quelques secondes. Pour les autres, l'équipe coche la présence à l'accueil.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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   Étape 9Non luOuvrir le vote, clôturer la séance et lire les résultatsOuvrez le vote au moment voulu : les présent·es votent depuis leur téléphone, et vous pouvez ajouter un décompte à main levée. À la clôture, les résultats sont figés, le procès-verbal est généré et les participant·es reçoivent les résultats par email.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 10Non luRappels J-7 et J-1 et ajout à l'agenda (.ics)Une semaine puis la veille de la réunion, MangoAsso relance automatiquement les convoqué·es qui n'ont pas encore répondu. Chaque email propose aussi d'ajouter la réunion à l'agenda du téléphone ou de l'ordinateur.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 11Non luTélécharger et signer le procès-verbalÀ la clôture, MangoAsso rédige le procès-verbal de la réunion : présent·es, pouvoirs, quorum, résolutions et résultats. La présidence et le secrétariat de séance le signent ensuite en ligne, et les adhérent·es le téléchargent depuis leur espace.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 12Non luTélécharger le rapport d'activité annuelPréparez le rapport moral et financier de votre AG en un clic : nombre d'adhérent·es, bénévoles, événements, réunions, puis recettes, dépenses et résultat de l'exercice. Un PDF prêt à présenter ou à joindre à la convocation.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 13Non luRéunir le conseil d'administration ou le bureauPour un conseil d'administration ou une réunion de bureau, seules les personnes que vous choisissez sont convoquées et votent. Le reste fonctionne comme une AG : convocation, pouvoirs, émargement, votes et procès-verbal.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 14Non luModifier, déplacer ou supprimer une réunionChangez le titre, la date, le lieu ou le quorum d'une réunion tant qu'elle n'est pas clôturée. Après la convocation, certains réglages sont figés, et un changement de date ou de lieu se signale aux convoqué·es en un clic.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 15Non luTenir à jour la composition du bureau (mandats)Enregistrez qui occupe la présidence, la trésorerie, le secrétariat ou un siège au conseil, avec les dates de mandat. L'organigramme est toujours à jour, les procès-verbaux sont préremplis et le registre spécial se remplit tout seul.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 16Non luEnregistrer les élu·es d'une assemblée dans les mandatsAprès une AG qui a élu le nouveau bureau, MangoAsso vous propose de créer les mandats des élu·es en un clic. Rien n'est ajouté sans votre accord, et le registre spécial suit automatiquement.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 17Non luTerminer un mandat et suivre les échéancesDémission, non-renouvellement ou fin de mandat : enregistrez la date de fin en deux clics, et le registre spécial est mis à jour. MangoAsso vous prévient un mois avant chaque fin de mandat pour préparer le renouvellement.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 18Non luTenir le registre spécialLe registre spécial garde l'historique des modifications des statuts et des changements de dirigeants, avec leurs dates de déclaration en préfecture. Il n'est plus obligatoire depuis 2015, mais reste utile. MangoAsso le tient automatiquement à partir des mandats et des votes, et l'exporte en PDF.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 19Non luDéclarer les changements en préfecture après une assembléeAprès une élection ou une modification des statuts, MangoAsso prépare un récapitulatif à recopier sur le service en ligne officiel : nouveaux dirigeants, statuts modifiés, extrait du procès-verbal et date limite. La démarche reste à faire par l'association.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Forfaits Essentiel et Avancé
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    Étape 20Non luFaire signer un document en ligneEnvoyez une convention, une charte ou une décharge à signer à des membres de l'équipe ou à des adhérent·es : chacun·e signe en tapant son nom. Une fois toutes les signatures reçues, vous téléchargez le PDF signé avec son certificat.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Tous les forfaits, Gratuit compris
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    Étape 21Non luValeur juridique de la signature électronique MangoAssoMangoAsso propose une signature électronique simple : le nom tapé, la date, l'heure et l'adresse IP de chaque signataire, et l'empreinte du document d'origine. Elle convient aux documents courants de l'association ; pour un acte à fort enjeu, faites-vous conseiller.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Tous les forfaits, Gratuit compris
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    Étape 22Non luRelancer un·e signataire ou annuler une demande de signatureUne signature se fait attendre ? Relancez la personne en un clic, ou toutes celles qui n'ont pas signé. Et si le document n'a plus lieu d'être, annulez-le ou supprimez-le.1 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe · Tous les forfaits, Gratuit compris
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    Étape 23Non luConsulter le journal d'activité : qui a fait quoiLe journal d'activité garde la trace des actions sensibles de l'équipe : suppressions, imports, clôtures d'exercice, convocations, mandats, reçus fiscaux annuels. En cas de doute (« qui a supprimé cette fiche ? »), c'est là que se trouve la réponse.2 min de lecturePropriétaire, Administrateur·ice · Tous les forfaits, Gratuit compris