Rappels J-7 et J-1 et ajout à l'agenda (.ics)
Une semaine puis la veille de la réunion, MangoAsso relance automatiquement les convoqué·es qui n'ont pas encore répondu. Chaque email propose aussi d'ajouter la réunion à l'agenda du téléphone ou de l'ordinateur.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
- Forfait
- Forfaits Essentiel et Avancé
- Temps de lecture
- 1 min de lecture
Vidéo à venir
« Les rappels automatiques d'assemblée » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Le forfait Essentiel ou Avancé : les assemblées en séance, le bureau et le registre spécial en font partie.
- Une réunion au statut Convoquée. Rien à activer : les rappels sont automatiques.
Étape par étape
Laissez partir les rappels automatiques
Chaque matin, MangoAsso vérifie les réunions convoquées. Entre 7 et 4 jours avant la réunion, il envoie le rappel J-7 ; dans les 36 heures qui précèdent, le rappel J-1.
Ils ne partent qu'aux personnes qui n'ont ni annoncé leur participation, ni donné pouvoir, ni voté par correspondance. L'email « Rappel — [titre] » contient le bouton Répondre à la convocation.
Vérifiez qu'ils sont partis
Dans la carte Modalités de vote de la réunion apparaissent « Rappel J-7 envoyé le … » et « Rappel J-1 envoyé le … ».
Proposez l'ajout à l'agenda
La convocation et les rappels contiennent un lien Ajouter à mon agenda (.ics), et l'espace membre affiche Ajouter à mon agenda sur la page de la réunion. Le fichier s'ouvre dans Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook.
La réunion y dure deux heures par défaut ; pour un vote à distance, l'événement couvre la période de vote.
Résultat attendu
Les personnes qui n'ont pas répondu sont relancées deux fois, sans que vous ayez à y penser, et peuvent garder la date dans leur agenda.
Cas particuliers
Convocation envoyée tardivement
Pas de rappel J-7 dans les deux jours qui suivent la convocation, ni si la réunion a lieu dans moins de 4 jours. Un rappel dont la période est passée n'est pas rattrapé.
Réunion déplacée
Si vous changez la date, les rappels repartent de la nouvelle date.
Vote ouvert ou réunion clôturée
Plus aucun rappel n'est envoyé dès que le vote est ouvert.
Ça ne marche pas ?
Aucun rappel n'est parti
- Pourquoi
- Tout le monde avait déjà répondu, la réunion n'était pas au statut Convoquée pendant la période, ou la convocation est partie moins de 4 jours avant.
- Solution
- Pour une relance manuelle, utilisez Renvoyer la convocation (elle part à tout le monde) ou une campagne d'emailing ciblée.
Le fichier .ics ne s'ouvre pas
- Pourquoi
- Le lien demande d'être connecté·e à son espace membre.
- Solution
- Ouvrir d'abord la réunion depuis le bouton de l'email, puis cliquer sur Ajouter à mon agenda.
Questions fréquentes
Non, les rappels J-7 et J-1 sont fixes et ne visent que les personnes sans réponse.
À lire aussi
- Convoquer les membres et respecter le délai de convocationEnvoyez la convocation par email à tout le corps électoral en un clic, avec la date, le lieu, l'ordre du jour et un lien pour répondre. MangoAsso vous prévient si le délai prévu par vos statuts n'est plus respecté.
- Modifier, déplacer ou supprimer une réunionChangez le titre, la date, le lieu ou le quorum d'une réunion tant qu'elle n'est pas clôturée. Après la convocation, certains réglages sont figés, et un changement de date ou de lieu se signale aux convoqué·es en un clic.
- Un·e adhérent·e ne reçoit pas les emails de l'associationRelance de cotisation, convocation, reçu ou campagne : quand une personne dit n'avoir rien reçu, la cause est presque toujours l'une des cinq ci-dessous. Vérifiez-les dans l'ordre : chacune se contrôle en moins d'une minute.