Télécharger et signer le procès-verbal
À la clôture, MangoAsso rédige le procès-verbal de la réunion : présent·es, pouvoirs, quorum, résolutions et résultats. La présidence et le secrétariat de séance le signent ensuite en ligne, et les adhérent·es le téléchargent depuis leur espace.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
- Forfait
- Forfaits Essentiel et Avancé
- Temps de lecture
- 1 min de lecture
Vidéo à venir
« Le procès-verbal en un clic » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Le forfait Essentiel ou Avancé : les assemblées en séance, le bureau et le registre spécial en font partie.
- Une réunion clôturée.
Étape par étape
Téléchargez le procès-verbal
Sur la page de la réunion clôturée, cliquez sur Télécharger le procès-verbal. Le PDF reprend le titre, la date et le lieu, le corps électoral, les modalités de vote, la présidence et le secrétariat de l'association, les présent·es, les votes par correspondance, les représenté·es, le quorum, puis chaque résolution avec ses voix, sa règle d'adoption et son résultat.
Faites signer la présidence et le secrétariat de séance
La carte Signatures du procès-verbal propose Président·e de séance et Secrétaire de séance, préremplis avec la présidence et le secrétariat en cours (voir Composition du bureau). Corrigez le nom si besoin, puis cliquez sur Signer.
Le procès-verbal est régénéré avec le nom et la date de signature. Rien d'autre ne change.
- 1La présidence de séance
- 2Le nom de la personne qui signe
- 3Signer (définitif)
- 4Le secrétariat de séance
Diffusez-le
Les adhérent·es le téléchargent depuis la page de la réunion dans leur espace membre (pour un CA ou un bureau, seulement les convoqué·es et participant·es). Vous pouvez aussi l'envoyer par email ou l'imprimer pour vos archives.
Résultat attendu
Le procès-verbal est figé : son empreinte SHA-256 s'affiche en bas de la page (« Empreinte SHA-256 du PV »), ce qui permet de prouver qu'il n'a pas été modifié depuis.
Cas particuliers
Quorum non atteint
Le procès-verbal porte la mention « Délibérations prises sans que le quorum requis soit atteint ».
Élection
La ligne « Élu·e : [nom], [fonction] » s'ajoute sous la résolution adoptée.
Ajouter un débat ou une intervention
Le procès-verbal de MangoAsso est un relevé des décisions. Pour un compte rendu des débats, rédigez une annexe dans votre traitement de texte et joignez-la au PDF.
Ça ne marche pas ?
« Le procès-verbal se signe une fois la réunion clôturée. »
- Pourquoi
- La réunion n'est pas encore clôturée.
- Solution
- Clôturez d'abord l'assemblée.
« Le procès-verbal est déjà signé par la présidence de séance. »
- Pourquoi
- Quelqu'un a déjà signé ce rôle.
- Solution
- Rafraîchissez la page : la signature existante s'affiche avec sa date.
L'adhérent·e lit « Le procès-verbal n'est pas encore disponible. »
- Pourquoi
- Le PDF n'a pas pu être enregistré à la clôture.
- Solution
- Téléchargez-le depuis l'équipe et transmettez-le, puis écrivez-nous depuis Support.
Questions fréquentes
Elle enregistre le nom et la date de signature dans le PDF. Si votre préfecture ou un partenaire demande un PV signé à la main, imprimez-le et faites-le signer.
Non, son contenu est figé à la clôture. Pour une erreur de fond, il faut une nouvelle réunion ; pour une coquille, une note rectificative jointe au PV.
À lire aussi
- Ouvrir le vote, clôturer la séance et lire les résultatsOuvrez le vote au moment voulu : les présent·es votent depuis leur téléphone, et vous pouvez ajouter un décompte à main levée. À la clôture, les résultats sont figés, le procès-verbal est généré et les participant·es reçoivent les résultats par email.
- Tenir à jour la composition du bureau (mandats)Enregistrez qui occupe la présidence, la trésorerie, le secrétariat ou un siège au conseil, avec les dates de mandat. L'organigramme est toujours à jour, les procès-verbaux sont préremplis et le registre spécial se remplit tout seul.
- Déclarer les changements en préfecture après une assembléeAprès une élection ou une modification des statuts, MangoAsso prépare un récapitulatif à recopier sur le service en ligne officiel : nouveaux dirigeants, statuts modifiés, extrait du procès-verbal et date limite. La démarche reste à faire par l'association.
- Tenir le registre spécialLe registre spécial garde l'historique des modifications des statuts et des changements de dirigeants, avec leurs dates de déclaration en préfecture. Il n'est plus obligatoire depuis 2015, mais reste utile. MangoAsso le tient automatiquement à partir des mandats et des votes, et l'exporte en PDF.