Choisir le mode de vote : en séance, hybride, à distance ou par correspondance
Votre AG peut se tenir en salle, en salle et à distance, entièrement en ligne entre deux dates, et accepter des votes par correspondance avant la séance. Chaque adhérent·e vote une seule fois par résolution, quel que soit le canal.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
- Forfait
- Forfait Avancé
- Temps de lecture
- 2 min de lecture
Vidéo à venir
« AG hybride, à distance ou par correspondance » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Le forfait Avancé : le vote à distance, hybride, par correspondance et le vote secret électronique en font partie.
- Des statuts (ou un règlement intérieur) qui autorisent le vote à distance ou par correspondance si vous les utilisez.
- Des adhérent·es ayant accès à leur espace membre : on y vote (voir Inviter à l'espace membre).
Les modes de vote en un coup d'œil
| Mode | Qui vote, et quand | Émargement |
|---|---|---|
| En séance uniquement | Les présent·es, sur leur téléphone (espace membre) une fois le vote ouvert, ou à main levée saisie par l'équipe | Oui, QR code ou liste |
| Hybride (en séance ou à distance) | Pendant le vote : les émargé·es votent en séance, les autres depuis leur espace, à distance | Oui pour la salle |
| Entièrement à distance | Tout le monde, depuis son espace, entre l'ouverture et la fin du vote | Non |
| Par correspondance (option) | Dès la convocation et jusqu'à l'ouverture du vote, bulletin modifiable jusque-là | Non |
Étape par étape
Choisissez le mode dans Modalités de vote
À la création de la réunion (ou dans Modifier la réunion tant qu'elle est en brouillon), choisissez le Mode de vote. Une phrase sous la liste résume ce qu'il implique.
Hors mode à distance, cochez Vote par correspondance avant la séance pour permettre de voter dès la convocation, puis décidez si ces votant·es comptent comme présent·es pour le quorum.
- 1Le mode de vote
- 2Autoriser le vote par correspondance
- 3Compter ou non ces votes pour le quorum
- 4Le rappel : vos statuts doivent le permettre
Pour un vote entièrement à distance, fixez la période
Le champ de date devient Ouverture du vote, et Fin du vote à distance apparaît. Le vote s'ouvre tout seul à l'heure dite, sans séance ni émargement, et se clôture automatiquement après la date de fin, au plus tard le lendemain matin.
Résultat attendu
La carte Modalités de vote de la réunion récapitule le mode, la période ou l'option correspondance. La convocation l'explique aux adhérent·es, et le procès-verbal détaille les voix par canal (en séance, à distance, par correspondance).
Cas particuliers
Un seul vote par personne
Une voix exprimée par correspondance ne peut plus être remplacée en séance, et inversement : une seule voix par résolution, tous canaux confondus.
Passage du forfait Avancé à Essentiel avec une réunion en cours
Une réunion déjà convoquée garde ses modalités jusqu'à sa clôture : le vote à distance, les bulletins par correspondance et les votes secrets prévus restent valables, et son procès-verbal reste consultable. Un brouillon qui les porte ne peut pas être convoqué : repassez-le en En séance uniquement et retirez le vote secret de ses résolutions, ou revenez au forfait Avancé. Les nouvelles réunions se tiennent en séance.
Venir en personne après avoir voté par correspondance
Si la personne émarge en salle avant l'ouverture du vote, son vote par correspondance est retiré : elle votera en séance. Après l'ouverture, il reste acquis.
AG en visioconférence
MangoAsso ne fournit pas la visioconférence : utilisez votre outil habituel (lien dans le champ Lieu) et le mode Hybride ou Entièrement à distance pour les votes.
Ça ne marche pas ?
« Les modalités de vote ne peuvent plus être modifiées après l'envoi de la convocation. »
- Pourquoi
- Elles sont annoncées dans la convocation.
- Solution
- Si le changement est indispensable, créez une nouvelle réunion et convoquez à nouveau.
« La fin du vote à distance doit suivre son ouverture. »
- Pourquoi
- La date de fin est antérieure ou égale à l'ouverture.
- Solution
- Corrigez Fin du vote à distance.
Un·e adhérent·e lit « Le vote n'est pas encore ouvert pour cette réunion. »
- Pourquoi
- Le vote en séance n'est pas encore ouvert et le vote par correspondance n'est pas autorisé.
- Solution
- Ouvrez le vote le moment venu (bouton Ouvrir le vote).
Questions fréquentes
Chaque personne vote depuis son propre espace membre, une seule fois par résolution. Le journal des votes indique qui a voté et par quel canal, jamais ce qu'elle a voté.
Non : le vote se fait depuis l'espace membre (ordinateur ou téléphone), ou à main levée en séance.
À lire aussi
- Organiser un vote à bulletin secretPour une élection ou un sujet sensible, activez le vote secret sur la résolution : MangoAsso enregistre que la personne a voté, mais jamais ce qu'elle a voté. Le décompte reste exact et le procès-verbal le mentionne.
- Ouvrir le vote, clôturer la séance et lire les résultatsOuvrez le vote au moment voulu : les présent·es votent depuis leur téléphone, et vous pouvez ajouter un décompte à main levée. À la clôture, les résultats sont figés, le procès-verbal est généré et les participant·es reçoivent les résultats par email.
- Suivre le quorum d'une assembléeLa carte Quorum indique en direct combien de votant·es sont présent·es ou représenté·es, rapporté au corps électoral, et si le seuil de vos statuts est atteint. Le calcul est exact, sans arrondi, et figure au procès-verbal.
- Inviter vos adhérent·es à leur espace membreEnvoyez à vos adhérent·es un lien de connexion à leur espace : ils y retrouvent leur carte, leurs cotisations, leurs reçus et leurs coordonnées, sans mot de passe à retenir. À une personne, à une sélection, ou à toutes celles qui n'en ont jamais reçu.
- Participer à une assemblée générale, voter et donner pouvoirVotre association vous convoque à son assemblée générale : depuis votre espace, annoncez votre venue, donnez pouvoir à une autre personne si vous êtes absent·e, ou votez à distance quand l'association le prévoit. Après la réunion, vous y retrouvez les résultats et le procès-verbal.