Inviter vos adhérent·es à leur espace membre
Envoyez à vos adhérent·es un lien de connexion à leur espace : ils y retrouvent leur carte, leurs cotisations, leurs reçus et leurs coordonnées, sans mot de passe à retenir. À une personne, à une sélection, ou à toutes celles qui n'en ont jamais reçu.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
- Forfait
- Tous les forfaits, Gratuit compris
- Temps de lecture
- 2 min de lecture
Vidéo à venir
« Ouvrir l'espace membre à ses adhérent·es » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- La fiche doit avoir une adresse email, ou être rattachée à un foyer dont un membre en a une.
- Tous les rôles envoient le lien d'une fiche ; l'envoi groupé est réservé aux propriétaire et administrateur·ices.
Étape par étape
Pour une personne : depuis sa fiche
Ouvrez la fiche de l'adhérent·e. Dans le cadre Actions, à droite, cliquez sur Envoyer le lien de l'espace membre. Le message « Lien envoyé par email. » confirme l'envoi.
- 1Envoyer le lien de connexion à cette personne
Pour tous ceux qui n'ont encore rien reçu : le bouton de la liste
Dans Membres › Adhérent·es, le bouton Inviter à l'espace membre (24) indique combien d'adhérent·es actifs, joignables par email, n'ont encore jamais reçu de lien. Cliquez dessus et confirmez.
Le résultat s'affiche : « 24 invitations envoyées. », avec le nombre d'échecs ou de fiches sans email ni foyer joignable.
- 1Inviter toutes les personnes qui n'ont jamais reçu de lien
Pour une sélection : cochez, puis Inviter à l'espace membre
Cochez les fiches voulues dans la liste, puis cliquez sur Inviter à l'espace membre dans la barre du bas. Utile pour renvoyer un lien à quelqu'un qui en avait déjà reçu un.
Les fiches inactives de la sélection sont exclues, et le message de résultat l'indique : « 12 invitations envoyées. 3 fiches inactives exclues. ». Pour une personne inactive, utilisez le bouton de sa fiche.
- 1Exporter les fiches cochées
- 2Appeler une cotisation
- 3Envoyer le lien de l'espace membre aux fiches cochées
- 4Déplacer vers la corbeille
Résultat attendu
Chaque personne reçoit un email intitulé « Votre lien de connexion », suivi du nom de votre association, avec un bouton d'accès. Le bouton de la liste ne la compte plus parmi les personnes jamais invitées.
Cas particuliers
Le lien expire au bout de 30 minutes
C'est une sécurité : le lien ne sert qu'une fois, rapidement. Il ouvre d'abord une page avec un bouton Accéder à mon espace : c'est ce clic qui le consomme, pas l'ouverture du lien (les antivirus de messagerie ne peuvent donc plus le griller). Passé ce délai, la personne va sur la page de connexion de votre espace membre, saisit son Adresse email et reçoit un nouveau lien. Elle n'a jamais de mot de passe à créer.
Enfant ou fiche sans email
Le lien part vers le contact de son foyer (un parent). Sans email ni foyer, l'envoi est impossible : « Pas d'email sur cette fiche, ni de membre du foyer joignable : ajoutez un email ou rattachez la fiche à un foyer. »
Plusieurs fiches partagent la même adresse
Chaque invitation envoyée par l'équipe ouvre l'espace de la fiche concernée. Quand la personne redemande un lien depuis la page de connexion, elle reçoit un seul email avec un bouton par espace (le sien, celui de chaque enfant…).
Demandes d'adhésion en ligne
Les demandes non validées sont exclues des envois groupés. Valider une demande (Marquer actif) envoie automatiquement le lien à la personne.
Ça ne marche pas ?
« Trop d'envois groupés en peu de temps. Réessayez dans 40 minutes. »
- Pourquoi
- Cinq envois groupés au plus par heure et par association, pour protéger la réputation de vos emails.
- Solution
- Patientez le temps indiqué. Un envoi groupé peut contenir jusqu'à 100 personnes.
« Encore 37 à inviter : relancez l'envoi. »
- Pourquoi
- Un envoi groupé est limité à 100 emails.
- Solution
- Cliquez à nouveau sur le bouton : il ne reprend que les personnes qui n'ont pas encore été invitées.
La personne dit n'avoir rien reçu
- Pourquoi
- Indésirables, faute dans l'adresse, adresse en échec, ou lien expiré.
- Solution
- Suivez les vérifications de Un·e adhérent·e ne reçoit pas les emails de l'association, puis renvoyez le lien depuis sa fiche.
Questions fréquentes
Non. Ils se connectent toujours par un lien reçu par email, valable 30 minutes.
Leur adhésion et leurs cotisations, leurs reçus et leur attestation, leur carte de membre, leurs coordonnées à mettre à jour, l'annuaire, les documents partagés, et selon votre forfait les événements, assemblées et sondages.
Non : la mise à la corbeille coupe l'accès. Après restauration, renvoyez-lui un lien.
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- Familles, foyers et adhérent·es sans emailRegroupez parents et enfants dans un même foyer : une seule cotisation familiale si vous le souhaitez, et les emails des enfants (ou d'un parent âgé sans adresse) partent vers un proche. Indispensable pour un club de sport ou une école de musique.
- Un·e adhérent·e ne reçoit pas les emails de l'associationRelance de cotisation, convocation, reçu ou campagne : quand une personne dit n'avoir rien reçu, la cause est presque toujours l'une des cinq ci-dessous. Vérifiez-les dans l'ordre : chacune se contrôle en moins d'une minute.
- Valider les demandes d'adhésion reçues en ligneChaque demande déposée par le formulaire en ligne attend votre accord. Relisez-la, validez-la d'un clic : la personne devient adhérente active et reçoit aussitôt le lien de son espace membre.
- Recevoir son lien et se connecter à son espace membreVotre espace membre s'ouvre sans mot de passe : vous recevez un lien par email, vous cliquez, c'est tout. Voici comment demander ce lien, combien de temps il reste valable et comment rester connecté·e sur votre téléphone ou votre ordinateur.
- Un·e adhérent·e n'arrive pas à se connecter à son espace membreL'espace membre s'ouvre sans mot de passe, avec un lien envoyé par email, valable 30 minutes et utilisable une seule fois. Quand quelqu'un n'y arrive pas, c'est presque toujours le lien, l'adresse ou l'état de sa fiche.