Familles, foyers et adhérent·es sans email
Regroupez parents et enfants dans un même foyer : une seule cotisation familiale si vous le souhaitez, et les emails des enfants (ou d'un parent âgé sans adresse) partent vers un proche. Indispensable pour un club de sport ou une école de musique.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
- Forfait
- Tous les forfaits, Gratuit compris
- Temps de lecture
- 2 min de lecture
Vidéo à venir
« Gérer une famille d'adhérent·es » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Étape par étape
Rattachez chaque membre de la famille au même foyer
Ouvrez la fiche du premier membre (ou créez-la), et dans le champ Foyer (facultatif) tapez le nom du foyer, par exemple « Famille Martin ». Enregistrez.
Faites de même pour chaque membre de la famille : à partir du deuxième, le nom vous est proposé dans la liste déroulante du champ. Il doit être écrit exactement pareil.
Laissez vide l'email des enfants
Pour un enfant ou une personne sans adresse, laissez Email (facultatif) vide. La fiche affiche alors « Pas d'email (contact via le foyer) ».
Ses rappels de cotisation, la confirmation de paiement avec son reçu et le lien de son espace membre partent vers l'adresse du contact du foyer. Avec le rappel groupé (bouton Relancer les impayés ou relance automatique), un parent de trois enfants reçoit un seul email qui liste les trois cotisations.
Vérifiez le foyer sur la fiche
Le nom du foyer s'affiche en badge à côté du nom, et un cadre à droite liste les autres membres du foyer, avec un lien vers chaque fiche. L'historique des cotisations de la fiche inclut celles réglées par un autre membre du foyer (« réglée par … »).
Pour une cotisation familiale, utilisez une formule « par foyer »
Dans Cotisations › Formules de cotisation, cochez Facturer une fois par foyer (adhésion familiale) sur la formule Famille. À l'appel de cotisations, une seule cotisation est créée par foyer, portée par la personne référente. Voir Créer et modifier vos formules de cotisation.
Résultat attendu
Les membres de la famille sont reliés, leurs emails arrivent chez le bon contact, et une cotisation payée par le foyer compte pour chacun de ses membres (« À jour »).
Cas particuliers
Une fiche sans email et sans foyer
Elle est complète mais ne reçoit aucun email : ni rappel, ni reçu, ni lien d'espace membre. Le bouton Relancer d'une de ses cotisations affiche « Pas d'email ».
Plusieurs membres ont une adresse
Chacun reçoit ses propres emails à sa propre adresse. Seuls les membres sans adresse passent par le contact du foyer.
Les campagnes d'emailing
Une campagne passe aussi par le contact du foyer pour les fiches sans adresse, mais un parent ne reçoit qu'un seul email pour une même campagne, quel que soit le nombre d'enfants concernés.
Retirer quelqu'un d'un foyer
Videz le champ Foyer de sa fiche et enregistrez. S'il n'a pas d'email, il ne pourra plus être joint par email.
Inscription familiale en ligne
Avec l'option Adhésion familiale du formulaire en ligne, un parent inscrit jusqu'à 8 membres de son foyer dans la même demande : le foyer est créé automatiquement. Voir Mettre en place le formulaire d'adhésion en ligne.
Ça ne marche pas ?
Le parent ne reçoit pas les rappels de son enfant
- Pourquoi
- Le nom du foyer est écrit différemment sur les deux fiches (« Famille Martin » et « famille martin » font deux foyers), ou l'adresse du parent est marquée Email en échec.
- Solution
- Ouvrez la fiche de l'enfant : le cadre du foyer doit lister le parent. Sinon, choisissez le bon nom dans la liste du champ Foyer. Corrigez aussi l'email du parent s'il est en échec.
Les emails partent vers le mauvais parent
- Pourquoi
- Le contact du foyer est le membre ayant une adresse email qui est arrivé le premier dans l'association.
- Solution
- Donnez une adresse à l'enfant (celle du parent à joindre, par exemple) : la fiche reçoit alors ses emails directement à cette adresse.
Questions fréquentes
Il n'y a pas de page de gestion des foyers : un foyer existe dès qu'un nom est saisi sur une fiche. Pour « renommer », saisissez le nouveau nom sur chaque fiche du foyer.
Oui : le lien de connexion part vers l'adresse du contact du foyer, qui ouvre l'espace de l'enfant.
À lire aussi
- Ajouter un·e adhérent·eCréez la fiche d'une nouvelle personne en moins d'une minute : prénom et nom suffisent, tout le reste peut attendre. Elle apparaît aussitôt dans la liste, prête à recevoir sa cotisation et l'accès à son espace membre.
- Créer et modifier vos formules de cotisationUne formule, c'est un tarif : « Adulte, 45 € par an », « Enfant, 20 € », « Famille, 90 € par foyer ». Créez-les une fois, elles servent ensuite à chaque appel de cotisations et dans le formulaire d'adhésion en ligne.
- Un·e adhérent·e ne reçoit pas les emails de l'associationRelance de cotisation, convocation, reçu ou campagne : quand une personne dit n'avoir rien reçu, la cause est presque toujours l'une des cinq ci-dessous. Vérifiez-les dans l'ordre : chacune se contrôle en moins d'une minute.
- Appeler les cotisations de la saisonCréez en une fois les cotisations à payer pour toute l'association, un groupe ou quelques personnes. MangoAsso suit ensuite qui a payé, qui est en attente et qui est en retard, et peut relancer pour vous.