Étape 26 sur 26 · Adhérent·es et cotisations

Ajouter et gérer vos bénévoles

Tenez la liste de vos bénévoles, adhérent·es ou non : coordonnées, rôle, disponibilités, groupes et documents. Importez-les depuis un fichier, et donnez-leur accès à leur espace bénévole pour leurs notes de frais.

Pour qui: Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
Forfait: Tous les forfaits, Gratuit compris
Temps de lecture: 2 min de lecture

Mis à jour le 2 novembre 2026Ouvrir cette page dans MangoAsso

Vidéo à venir

« Organiser son équipe de bénévoles » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.

Avant de commencer

Faire partie de l'équipe : tous les rôles ajoutent et modifient des bénévoles. Importer, supprimer et exporter sont réservés aux propriétaire et administrateur·ices.

Étape par étape

1
Ouvrez la liste des bénévoles
Dans le menu, ouvrez Membres › Bénévoles. La liste affiche le nom, le contact, le Rôle / mission et les Disponibilités de chacun·e, avec le badge Adhérent·e pour les bénévoles qui ont aussi une fiche adhérent·e.
1. 1Ranger les bénévoles en groupes
2. 2Importer une liste depuis un fichier CSV
3. 3Ajouter un·e bénévole
4. 4Le rôle ou la mission de chacun·e
2
Ajoutez un·e bénévole
Cliquez sur Nouveau bénévole. Si la personne est déjà adhérente, commencez par Lier à un·e adhérent·e existant (facultatif) : ses coordonnées sont reprises et les deux fiches sont reliées.
Sinon, saisissez Prénom, Nom et Email (obligatoires pour un·e bénévole), puis si vous le souhaitez le téléphone, la date de naissance, l'adresse, le Rôle / mission (« Buvette, communication, logistique… »), les Disponibilités (« Lundi soir, week-ends… »), une Note et les Groupes. Cliquez sur Ajouter le bénévole.
1. 1Relier à une fiche adhérent·e existante
2. 2L'email, obligatoire pour un·e bénévole
Ou importez toute une liste
Préparez un fichier CSV avec au moins le prénom, le nom et l'email de chaque bénévole ; le téléphone, le rôle (ou « mission », « fonction »), les disponibilités et le groupe sont repris s'ils existent.
Cliquez sur Importer (administrateur·ices), puis sur Choisir un fichier CSV et Analyser le fichier. Un aperçu indique les colonnes reconnues et, ligne par ligne, ce qui sera fait (Nouvelle fiche, Mise à jour, Inchangée, Ignorée). Rien n'est encore enregistré.
Cliquez sur Importer N fiches pour valider, ou sur Choisir un autre fichier. Le résultat s'affiche : « Import terminé : 16 fiches créées, 2 mises à jour, 1 ligne ignorée. ».
Astuce : Une personne déjà présente (même email et même nom) est mise à jour, pas recréée : réimporter un fichier ne crée pas de doublon. Une fiche à la corbeille n'est jamais recréée : restaurez-la.
Ouvrez une fiche pour la compléter
Cliquez sur le nom d'un·e bénévole : vous y modifiez ses informations (Modifier la fiche, puis Enregistrer), déposez ses documents (habilitation, diplôme, PDF ou image de 10 Mo au plus), et l'invitez à son espace avec Envoyer le lien de l'espace bénévole.

Résultat attendu

Vos bénévoles sont listés, filtrables par groupe et par recherche (nom, email ou téléphone), et chacun·e peut accéder à son espace bénévole pour déposer ses notes de frais.

Cas particuliers

Un·e bénévole qui est aussi adhérent·e

Reliez les fiches plutôt que d'en avoir deux indépendantes : la photo est partagée, chaque fiche affiche un lien vers l'autre (« Également adhérent·e »), et la recherche globale les montre sur une seule ligne. Le lien se fait depuis l'une ou l'autre fiche.

Groupes de bénévoles

Le bouton Groupes ouvre Groupes de bénévoles (« Buvette », « Arbitres », « Encadrants ») : mêmes réglages que pour les adhérent·es, sans tranche d'âge. Rangez plusieurs bénévoles d'un coup en les cochant dans la liste, puis menu Groupes….

Missions et heures de bénévolat

Les boutons Missions et Heures de la liste mènent au planning des missions et au suivi des heures de bénévolat, présentés dans la rubrique Activités.

Retirer un·e bénévole

Le lien Supprimer de sa ligne (administrateur·ices) le déplace vers la corbeille, où il reste 30 jours avant suppression définitive. Il se restaure depuis Membres › Corbeille.

Ça ne marche pas ?

« Impossible de reconnaître les colonnes prénom/nom et email parmi : … Vérifiez les en-têtes du fichier. »

Pourquoi: Le fichier n'a pas de colonne email reconnaissable, ou pas de colonnes prénom et nom.
Solution: Mettez sur la première ligne des en-têtes clairs : « Prénom », « Nom », « Email ».

Lignes ignorées : « prénom ou nom manquant », « email manquant » ou « email … invalide »

Pourquoi: Un·e bénévole doit avoir un prénom, un nom et une adresse email bien formée.
Solution: Complétez l'email dans le fichier et réimportez : les bénévoles déjà importés sont mis à jour, pas doublés.

« Email invalide » dans le formulaire

Pourquoi: L'email est obligatoire pour un·e bénévole, et doit être bien formé.
Solution: Saisissez une adresse valide. Pour une personne sans email, enregistrez-la plutôt comme adhérent·e rattaché·e à un foyer.

« Fichier trop volumineux (10 Mo maximum). » en ajoutant un document

Pourquoi: Le document dépasse 10 Mo.
Solution: Réduisez-le ou enregistrez-le en PDF compressé.

Questions fréquentes

Non, la limite du forfait porte sur les fiches adhérent·es. Les bénévoles ne sont pas limités.

Non. Il ou elle ne reçoit un email que lorsque vous lui envoyez le lien de son espace bénévole.

Oui (administrateur·ices) : le bouton Exporter donne un fichier avec prénom, nom, email, téléphone, groupes, rôle, disponibilités et adresse. Cochez des lignes puis utilisez la barre du bas pour n'exporter qu'une sélection.

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