RGPD : le rôle de l'association et les demandes de vos adhérent·es
Pour les données de vos adhérent·es, bénévoles et donateur·ices, l'association est responsable de traitement et MangoAsso agit comme sous-traitant. Voici comment répondre simplement à une demande d'accès, de rectification ou d'effacement.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice
- Forfait
- Tous les forfaits, Gratuit compris
- Temps de lecture
- 2 min de lecture
Vidéo à venir
« Le RGPD pour une association, simplement » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Rôle propriétaire ou administrateur·ice : ce sont les rôles qui peuvent exporter, supprimer et vider la corbeille.
Qui fait quoi
| Votre association | MangoAsso | |
|---|---|---|
| Rôle au sens du RGPD | Responsable de traitement : elle décide quelles données collecter, pourquoi et combien de temps | Sous-traitant (article 28 du RGPD) : héberge et traite les données pour le compte de l'association |
| Répondre aux demandes des adhérent·es | Oui, dans le délai d'un mois | Transmet à l'association une demande reçue directement |
| Sécurité, hébergement, sauvegardes | Choisir les bons rôles dans l'équipe | Oui : base et fichiers hébergés dans l'UE, chiffrement, sauvegardes |
| Données de l'équipe (comptes, facturation) | — | Responsable de traitement |
Étape par étape
Demande d'accès : rassemblez ce que vous détenez
Une adhérente demande quelles données vous avez sur elle ? Ouvrez sa fiche : coordonnées, cotisations, dons, documents. Dans Membres › Adhérent·es, cochez sa seule fiche puis cliquez sur Exporter la sélection : vous obtenez un fichier avec toutes ses informations, à lui transmettre.
Si son espace membre est ouvert, elle peut aussi consulter elle-même ses informations et mettre à jour ses coordonnées dans Mes coordonnées.
Demande de rectification : corrigez la fiche
Modifiez simplement la fiche : voir Modifier une fiche adhérent·e.
Demande d'effacement : supprimez, puis videz la corbeille
Ouvrez la fiche, cadre Actions, cliquez sur Supprimer l'adhérent·e. La fiche part à la corbeille, où elle serait effacée automatiquement au bout de 30 jours.
Pour effacer tout de suite, ouvrez Membres › Corbeille et cliquez sur Supprimer définitivement : la fiche, sa photo, ses documents et ses cotisations sont effacés.
Répondez à la personne
Le RGPD vous laisse un mois pour répondre. Confirmez par écrit ce que vous avez fait, et précisez ce que vous devez conserver et pourquoi (comptabilité, reçus fiscaux).
Résultat attendu
La demande est traitée dans le délai légal, et la personne sait exactement ce qui a été fait de ses données.
Cas particuliers
Une personne demande à ne plus recevoir vos emails
Chaque campagne contient un lien de désinscription, appliqué immédiatement et définitivement pour votre association. Vous n'avez rien à faire ; dans Communication › Emailing, la carte Désinscrits (Voir la liste) les recense.
La demande arrive chez MangoAsso
Si une personne s'adresse à nous au lieu de vous, nous transmettons sa demande à l'association, qui reste son interlocutrice.
Un·e ancien·ne adhérent·e sans demande particulière
Pour quelqu'un qui part, le statut Inactif garde l'historique. Fixez vous-même une durée raisonnable (par exemple 3 ans après le départ) puis supprimez les fiches anciennes : c'est à l'association de décider de ses durées de conservation.
Ça ne marche pas ?
Je ne vois pas la Corbeille ni le bouton de suppression
- Pourquoi
- Votre rôle est Trésorier·ère ou Membre de l'équipe.
- Solution
- Demandez à la personne propriétaire ou à un·e administrateur·ice de traiter la demande.
Questions fréquentes
Elles sont effacées automatiquement chaque nuit selon des durées fixes : journal des emails envoyés 13 mois, journal d'activité de l'association 24 mois, notifications lues 6 mois (toutes au bout d'un an), invitations d'équipe expirées 30 jours, journaux d'erreurs 90 jours, inscriptions jamais confirmées 48 heures, éléments de la corbeille 30 jours.
Elles restent tant que l'association les garde : c'est elle qui décide. Elles sont toutes effacées si l'association est supprimée.
À l'article 14 des conditions générales d'utilisation, et dans la politique de confidentialité, qui liste aussi nos propres sous-traitants.
Un compte qui ne fait plus partie d'aucune association est supprimé automatiquement, au plus tard 30 jours après sa dernière connexion. Pour une suppression immédiate, écrivez-nous depuis Support.
Non, il n'y a plus de déclaration préalable. L'association tient en revanche un registre de ses traitements ; la CNIL propose un modèle simplifié pour les associations sur son site.
À lire aussi
- Supprimer un·e adhérent·e, la corbeille et la restaurationUne fiche supprimée part d'abord à la corbeille, où elle reste 30 jours avant d'être effacée définitivement. Vous pouvez la restaurer d'un clic pendant ce délai, pour réparer une erreur.
- Exporter la liste des adhérent·es (Excel, CSV)Téléchargez vos adhérent·es dans un fichier qui s'ouvre directement dans Excel : pour la fédération, l'assurance, une liste d'émargement ou une sauvegarde. Toute la liste, un groupe, ou seulement les personnes cochées.
- Exporter toutes les données de l'associationTéléchargez à tout moment une copie des données de votre association dans un seul fichier : adhérent·es, cotisations, dons, comptabilité, factures et bien plus. Utile pour archiver une saison, changer d'outil ou répondre au RGPD.
- Sécurité, sauvegardes et que faire si un compte est compromisVotre base de données et vos fichiers sont hébergés dans l'Union européenne, chiffrés pendant leur transport et sauvegardés chaque jour. Si vous craignez qu'une personne utilise votre compte, quelques gestes suffisent à reprendre la main en deux minutes.
- Désinscriptions, réinscription et RGPD dans l'emailingChaque campagne contient un lien de désinscription : c'est obligatoire et MangoAsso le gère pour vous. Voici ce que voit la personne, ce qu'elle continue de recevoir, et quand la réinscrire.
- Ses données personnelles : les télécharger, demander leur suppression, fermer ses sessionsVos données vous appartiennent : téléchargez-en une copie à tout moment depuis votre espace, et demandez à l'association de les corriger ou de les supprimer. En cas de téléphone perdu, fermez votre espace sur tous vos appareils en un clic.