Relances de cotisation : manuelles et automatiques
Rappelez par email les cotisations non réglées, à une personne, à tout le monde d'un clic, ou automatiquement chaque nuit. Des garde-fous évitent de harceler vos adhérent·es.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère
- Forfait
- Tous les forfaits, Gratuit compris
- Temps de lecture
- 2 min de lecture
Vidéo à venir
« Relancer sans harceler » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Rôle propriétaire, administrateur·ice ou trésorier·ère.
- Des cotisations En attente ou En retard, et des adhérent·es joignables par email (directement ou via leur foyer).
Étape par étape
Une seule personne : le bouton Relancer de sa ligne
Dans Membres › Cotisations, sur la ligne d'une cotisation en attente ou en retard, cliquez sur Relancer. L'email part tout de suite ; le bouton affiche Envoyé ✓, ou Pas d'email si la fiche n'est pas joignable.
Tout le monde d'un coup : Relancer les impayés
En haut de la page, cliquez sur Relancer les impayés. Une confirmation annonce le nombre de personnes et de cotisations concernées, ainsi que celles qui sont écartées. Après votre accord, le résultat s'affiche sous le bouton : « 12 relances envoyées sur 12 personnes, pour 15 cotisations. ».
Pour ne pas harceler, ce bouton ne relance que les cotisations échues ou dues dans les 15 prochains jours, pas plus d'une fois tous les 7 jours chacune, et seulement pour les adhérent·es actifs dont l'adresse n'est pas en échec. Une même adresse reçoit un seul email qui liste toutes ses cotisations (un parent de trois enfants, par exemple).
- 1Relancer toutes les cotisations dues
- 2Le montant encore en attente
- 3Le montant en retard
Automatiquement : activez la relance de nuit
Dans l'onglet Formules de cotisation, cadre Année d'adhésion et relances, cochez Relancer automatiquement les impayés, puis cliquez sur Enregistrer.
Chaque nuit, le même rappel groupé part tout seul, avec des règles plus espacées : au plus une relance tous les 14 jours et trois relances automatiques au maximum par cotisation.
- 1Activer la relance automatique chaque nuit
Résultat attendu
Chaque personne reçoit un email « Rappel de cotisation » (ou « Cotisation en retard ») au nom de votre association, avec la formule, l'échéance et le montant à régler, et l'invitation à payer selon vos modalités habituelles (chèque, espèces ou virement). Les réponses arrivent à l'adresse de réponse de l'association.
Cas particuliers
Enfants et fiches sans email
Le rappel part vers le contact du foyer. Sans email ni foyer, la fiche est ignorée par le rappel groupé, et le bouton Relancer de sa ligne affiche Pas d'email.
Une personne désinscrite des newsletters
Elle reçoit quand même les rappels de cotisation : ce sont des emails liés à son adhésion, pas des campagnes.
Relance manuelle et relance automatique
Les relances que vous envoyez vous-même ne sont pas plafonnées et ne comptent pas dans les trois relances automatiques. Le bouton Relancer d'une ligne, lui, n'a aucun délai minimal : utilisez-le avec mesure.
Demandes d'adhésion non validées
Leurs cotisations ne sont jamais relancées tant que la fiche est inactive.
Ça ne marche pas ?
« Aucune relance à envoyer » alors qu'il reste des impayés
- Pourquoi
- Les cotisations restantes ont déjà été relancées il y a moins de 7 jours, ont une échéance à plus de 15 jours, ou concernent des fiches inactives, sans email ou en échec. Le message précise celles qui ont été relancées récemment et celles sans adresse joignable.
- Solution
- Patientez quelques jours, ou utilisez le bouton Relancer de la ligne concernée.
« 8 relances envoyées sur 10 personnes » et « 2 échecs d'envoi »
- Pourquoi
- Deux envois ont échoué (adresse refusée, incident d'envoi).
- Solution
- Ouvrez les fiches concernées : un badge Email en échec indique une adresse à corriger.
La relance automatique ne part pas
- Pourquoi
- La case n'est pas cochée, la cotisation a déjà reçu ses trois relances automatiques, ou la dernière relance date de moins de 14 jours.
- Solution
- Vérifiez la case dans le cadre Année d'adhésion et relances, et relancez à la main si nécessaire.
Questions fréquentes
Non, le texte est fixe. Pour un message personnalisé, utilisez une campagne d'emailing en ciblant les personnes concernées.
Non, le paiement en ligne n'est pas encore disponible : l'email invite à régler par chèque, espèces ou virement.
Pendant la nuit, une fois par jour, pour toutes les associations qui l'ont activée.
À lire aussi
- Appeler les cotisations de la saisonCréez en une fois les cotisations à payer pour toute l'association, un groupe ou quelques personnes. MangoAsso suit ensuite qui a payé, qui est en attente et qui est en retard, et peut relancer pour vous.
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- Un·e adhérent·e ne reçoit pas les emails de l'associationRelance de cotisation, convocation, reçu ou campagne : quand une personne dit n'avoir rien reçu, la cause est presque toujours l'une des cinq ci-dessous. Vérifiez-les dans l'ordre : chacune se contrôle en moins d'une minute.
- Familles, foyers et adhérent·es sans emailRegroupez parents et enfants dans un même foyer : une seule cotisation familiale si vous le souhaitez, et les emails des enfants (ou d'un parent âgé sans adresse) partent vers un proche. Indispensable pour un club de sport ou une école de musique.
- Un·e adhérent·e apparaît « en retard » alors qu'il ou elle a payéMangoAsso ne voit un paiement que s'il est enregistré : un chèque encaissé ou un virement reçu sans « Marquer payée » laisse la cotisation en retard. Les autres causes sont une ancienne cotisation oubliée ou une cotisation en double.