Les emails envoyés aux inscrit·es d'un événement
Confirmation avec billet, liste d'attente, place libérée, rappel deux jours avant, changement de date ou annulation : MangoAsso prévient les inscrit·es sans que vous ayez à écrire. Voici ce qui part, quand, et ce qui ne part pas.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
- Forfait
- Forfaits Essentiel et Avancé
- Temps de lecture
- 2 min de lecture
Vidéo à venir
« Les emails automatiques des événements » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Emails automatiques des événements
| Quand | À qui | |
|---|---|---|
| Inscription confirmée (avec billet et QR code) | À l'inscription, si une place est disponible | La personne inscrite |
| Liste d'attente | À l'inscription, si l'événement est complet | La personne inscrite |
| Place confirmée (avec billet) | Dès qu'une place se libère pour elle | La personne promue de la liste d'attente |
| Rappel | Le matin, entre 24 et 48 heures avant le début | Toutes les inscriptions confirmées |
| Changement | À l'enregistrement d'une nouvelle date ou d'un nouveau lieu, si la case « Prévenir » est cochée | Les inscriptions confirmées |
| Annulation | À la suppression d'un événement à venir, si la case « Prévenir » est cochée | Les inscriptions confirmées |
Étape par étape
Laissez faire la confirmation
Chaque inscription, qu'elle vienne de l'équipe, de l'espace membre ou de la page publique, déclenche un email : « Inscription confirmée » avec la date, le lieu, le tarif, le billet et un bouton Ajouter à mon agenda, ou « Liste d'attente » si l'événement est complet.
Les invité·es (inscription par la page publique) trouvent aussi dans cet email un lien pour annuler mon inscription ou quitter la liste d'attente.
Comptez sur le rappel automatique
Chaque matin, MangoAsso envoie un rappel aux inscrit·es des événements qui commencent dans les 48 heures : un email intitulé « Rappel », suivi du titre de l'événement. Il part une seule fois par événement, sans réglage à faire.
Un événement créé à la dernière minute reçoit son rappel le lendemain matin s'il n'a pas encore commencé.
Prévenez d'un changement
Dans Modifier l'événement, si vous changez la date ou le lieu d'un événement à venir qui a des inscrit·es, laissez cochée Prévenir les N inscrit·es si la date ou le lieu change avant d'enregistrer. Le rappel repartira aussi pour la nouvelle date.
Résultat attendu
Les inscrit·es savent toujours où et quand venir, et ont leur billet sous la main.
Cas particuliers
Ce qui n'envoie aucun email
La création d'un événement, un retrait par l'équipe (bouton Désinscrire), une désinscription faite par la personne, l'enregistrement d'un paiement, le pointage. Pour annoncer un événement, utilisez une campagne d'emailing.
Fiche sans email, adresse en échec ou fiche à la corbeille
Aucun email ne part vers ces personnes. Pour les adhérent·es sans adresse, l'inscription reste valable ; imprimez leur billet depuis la fiche de l'événement.
Liste d'attente et rappels
Les personnes en liste d'attente ne reçoivent ni le rappel, ni les emails de changement ou d'annulation : elles n'ont pas de place à perdre.
Ça ne marche pas ?
Une personne dit ne pas avoir reçu sa confirmation
- Pourquoi
- Adresse mal saisie, adresse en échec, ou email classé dans les indésirables.
- Solution
- Suivez Un·e adhérent·e ne reçoit pas les emails, et donnez-lui son billet avec le lien Billet (PDF).
Le rappel n'est pas parti
- Pourquoi
- L'événement a commencé avant le passage du matin, l'association est passée au forfait Gratuit, ou les inscrit·es n'ont pas d'adresse utilisable.
- Solution
- Envoyez une campagne d'emailing ciblant les inscrit·es de l'événement.
Questions fréquentes
Non, ils sont rédigés par MangoAsso, avec le nom et le logo de votre association. Les réponses arrivent à l'adresse de réponse réglée dans Paramètres › Général.
Non, il fait partie du service. Il ne part qu'une fois par événement.
À lire aussi
- Inscrire quelqu'un et gérer les inscrit·es d'un événementAjoutez vous-même un·e adhérent·e ou un·e bénévole, retirez une inscription, suivez la liste d'attente et notez qui a payé. Une seule liste rassemble les inscriptions de l'équipe, de l'espace membre et de la page publique.
- Créer un événement avec jauge, tarif et inscription en ligneAnnoncez un repas, un tournoi ou une journée portes ouvertes, limitez le nombre de places et ouvrez, si vous le souhaitez, une page d'inscription en ligne à partager. MangoAsso tient la liste des inscrit·es, la liste d'attente et envoie un billet à chaque personne.
- Un·e adhérent·e ne reçoit pas les emails de l'associationRelance de cotisation, convocation, reçu ou campagne : quand une personne dit n'avoir rien reçu, la cause est presque toujours l'une des cinq ci-dessous. Vérifiez-les dans l'ordre : chacune se contrôle en moins d'une minute.
- S'inscrire à un événement et retrouver son billetSortie, repas, atelier, tournoi : inscrivez-vous en un clic depuis votre espace et recevez votre billet par email. Vous pouvez aussi vous désinscrire si vous ne pouvez plus venir, pour libérer votre place.