Éviter et corriger les doublons d'adhérent·es
Une même personne saisie deux fois fausse vos statistiques, double ses emails et embrouille ses cotisations. Voici comment MangoAsso les évite à l'import et comment faire le ménage si un doublon s'est glissé.
- Pour qui
- Propriétaire, Administrateur·ice, Trésorier·ère, Membre de l'équipe
- Forfait
- Tous les forfaits, Gratuit compris
- Temps de lecture
- 1 min de lecture
Vidéo à venir
« Faire le ménage dans ses fiches » : en attendant, toutes les étapes sont détaillées ci-dessous, avec des captures.
Avant de commencer
- Pour supprimer la fiche en trop : rôle propriétaire ou administrateur·ice.
Étape par étape
Avant de créer une fiche, cherchez la personne
Tapez son nom dans la recherche de Membres › Adhérent·es. La création d'une fiche ne vérifie pas les doublons : deux personnes peuvent porter le même nom, et une même adresse email peut être partagée par une famille.
Si la personne est déjà bénévole, utilisez Lier à un bénévole existant dans le formulaire au lieu de ressaisir ses coordonnées.
À l'import, laissez MangoAsso reconnaître les fiches existantes
Une ligne du fichier est reconnue comme une fiche existante si elle a le même email et le même nom, ou, pour une fiche sans email, les mêmes prénom, nom et date de naissance. Elle est alors mise à jour, pas recréée.
Deux lignes identiques dans le même fichier : la seconde est ignorée avec la raison « doublon de la ligne 12 ». Une personne à la corbeille n'est jamais recréée en silence : « … est dans la corbeille ».
Un doublon existe déjà : choisissez la fiche à garder
Ouvrez les deux fiches. Gardez celle qui porte l'historique le plus important (cotisations payées, documents, dons), et recopiez-y les informations utiles de l'autre (téléphone, adresse, groupes) avec Modifier la fiche.
Mettez la fiche en trop à la corbeille
Sur la fiche à supprimer, cliquez sur Supprimer l'adhérent·e (cadre Actions) et confirmez. Elle reste 30 jours dans la corbeille, au cas où. Voir Supprimer un·e adhérent·e, la corbeille et la restauration.
Résultat attendu
Chaque personne n'a plus qu'une fiche : un seul email par envoi, une seule cotisation par saison, des compteurs justes.
Cas particuliers
Une demande d'adhésion en ligne d'une personne déjà inscrite
Si la personne responsable existe déjà avec le même email, le même prénom et le même nom, aucune nouvelle fiche n'est créée.
Un doublon entre adhérent·e et bénévole
Ce n'est pas un doublon à supprimer : reliez les deux fiches (champ Lier à un bénévole existant de la fiche adhérent·e). La recherche globale les affiche alors sur une seule ligne « Adhérent·e et bénévole ».
Les deux fiches ont des cotisations payées
Gardez les deux fiches le temps de la saison, ou écrivez-nous depuis Support : nous vous aidons à décider sans perdre d'historique.
Ça ne marche pas ?
L'import a créé une seconde fiche au lieu de mettre à jour la première
- Pourquoi
- Le nom est écrit différemment (« Marie-Claire » et « Marie Claire »), ou la fiche existante n'avait pas d'email et le fichier n'a pas de date de naissance.
- Solution
- Corrigez l'orthographe dans le fichier ou sur la fiche, ajoutez une colonne « Date de naissance », puis mettez la fiche en trop à la corbeille.
Questions fréquentes
Parce que deux homonymes sont souvent deux vraies personnes (un père et son fils, par exemple). La décision reste à l'équipe.
À lire aussi
- Importer vos adhérent·es depuis Excel ou un fichier CSVReprenez en quelques minutes la liste que vous teniez dans Excel, Google Sheets, AssoConnect ou HelloAsso. Un aperçu montre, ligne par ligne, ce qui sera créé, mis à jour ou ignoré, avant que rien ne soit enregistré.
- Supprimer un·e adhérent·e, la corbeille et la restaurationUne fiche supprimée part d'abord à la corbeille, où elle reste 30 jours avant d'être effacée définitivement. Vous pouvez la restaurer d'un clic pendant ce délai, pour réparer une erreur.
- Ajouter un·e adhérent·eCréez la fiche d'une nouvelle personne en moins d'une minute : prénom et nom suffisent, tout le reste peut attendre. Elle apparaît aussitôt dans la liste, prête à recevoir sa cotisation et l'accès à son espace membre.
- L'import de mon fichier ignore des lignes ou crée des doublonsL'import affiche un aperçu avant d'écrire quoi que ce soit : chaque ligne y est marquée « Nouvelle fiche », « Mise à jour », « Inchangée » ou ignorée, avec la raison. Voici comment lire ces raisons et éviter les doublons.